1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit ist:

Ruess Immobilien GmbH
Wallgutstraße 7
78462 Konstanz
Telefon: +49 (0) 7531 – 282 77 90
E-Mail: anfrage@ruess.immo
Geschäftsführerin: Birgit Ruess

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt:

Markus Linn
breeev GmbH
Konstanzer Weg 9
78465 Konstanz
E-Mail: hi@breeev.io

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Beantwortung Ihrer Anfragen und zur Erbringung unserer Leistungen als Hausverwaltung und Immobilienmakler erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Speichern oder lesen wir Informationen auf Ihrem Endgerät, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung), soweit es nicht nach § 25 Abs. 2 TDDDG unbedingt erforderlich ist.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf gehostet. Der Hoster verarbeitet in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO alle Daten, die beim Aufruf der Website anfallen.

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Diese Daten sind für die Auslieferung der Website und für deren Sicherheit erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Website. Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen gelöscht oder anonymisiert.

5. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

6. Cookies und Einwilligungsverwaltung (CookieYes)

Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle übrigen Cookies und vergleichbaren Technologien, insbesondere für eingebettete Inhalte Dritter, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Zur Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir das WordPress-Plugin „CookieYes“. Es speichert Ihre Auswahl in einem Cookie auf Ihrem Endgerät, damit wir sie bei späteren Besuchen berücksichtigen können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen auf dieser Website mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

7. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage senden, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und gegebenenfalls Angaben zum betreffenden Objekt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Das Formular wird mit dem WordPress-Plugin „WPForms“ betrieben; die Daten werden auf unserem Webserver verarbeitet und per E-Mail an uns übermittelt. Für den Versand nutzen wir das Plugin „WP Mail SMTP“, das die E-Mails über den Mailserver von ALL-INKL.COM (siehe Abschnitt 4) versendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen. Wir löschen die Daten, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Anrufe, die unsere KI-Telefonassistenz entgegennimmt, gelten zusätzlich die Hinweise im folgenden Abschnitt.

9. Telefonische Erreichbarkeit über eine KI-Telefonassistenz

Eingehende Anrufe unter +49 (0) 7531 – 282 77 90 nimmt eine KI-Telefonassistenz entgegen. Zu Beginn des Gesprächs weist die KI-Telefonassistenz darauf hin, dass es sich um eine KI-Telefonassistenz handelt und wo auf unserer Website die Datenschutzhinweise zu finden sind. Sie können das Gespräch jederzeit beenden. Sie können außerdem um Weiterleitung an einen Mitarbeitenden bitten.

Zweck der Verarbeitung. Wir nehmen Ihr Anliegen entgegen, erfassen es strukturiert und leiten es an die zuständige Stelle in unserem Haus weiter. Dazu wandelt das System Ihre gesprochenen Worte in Text um, wertet den Text aus und antwortet Ihnen sprachlich.

Verarbeitete Daten. Ihre Rufnummer, der Inhalt des Gesprächs als Text, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs sowie die Angaben, die Sie im Gespräch machen, etwa Ihr Name, die betroffene Immobilie oder Ihr Anliegen. Anhand Ihrer Rufnummer ordnen wir den Anruf den bei uns vorhandenen Kontakt- und Objektdaten zu. Rufen Sie innerhalb von vierzehn Tagen erneut an, kennt die KI-Telefonassistenz die Inhalte Ihrer vorangegangenen Gespräche, damit Sie Ihr Anliegen nicht noch einmal schildern müssen. Eine dauerhafte Gesprächsaufzeichnung erfolgt nicht. Gesprächsaudio kann für die nachgelagerte Transkription vorübergehend gespeichert werden; HeyVera entfernt es nach dem Umwandlungsversuch, spätestens nach 24 Stunden. Die Telefonie wickelt HeyVera über einen beauftragten Telekommunikationsanbieter ab; je nach Anbieter können Rufnummer, Verbindungsdaten und Gesprächsaudio auch in den Vereinigten Staaten verarbeitet werden. Welcher Anbieter eingesetzt wird und auf welcher Grundlage Daten übermittelt werden, ergibt sich aus Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe Absatz Empfänger). Die Umwandlung der Sprache in Text und die Sprachausgabe erfolgen innerhalb der Europäischen Union. Das Sprachmodell, das das Gespräch führt, betreibt OpenAI in den Vereinigten Staaten. Ab dem 11. November 2026 setzt HeyVera dafür zusätzlich Microsoft Azure ein; Microsoft verarbeitet die Daten innerhalb seiner EU-Datengrenze, also in Staaten der EU und der EFTA. Nach dem Gespräch wertet ein Sprachmodell den Gesprächstext aus. Bis zum 10. November 2026 geschieht das bei OpenAI in den Vereinigten Staaten, danach bei OpenAI in den Vereinigten Staaten oder bei Microsoft Azure innerhalb der EU-Datengrenze.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten. Im freien Gespräch können Sie von sich aus Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, etwa Gesundheitsdaten. Wir fragen solche Angaben nicht gezielt ab und verarbeiten sie nur als Bestandteil des geschilderten Anliegens. Rechtsgrundlage für diese Daten ist Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO, soweit die Angaben zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind, etwa bei der Bearbeitung von Schadensfällen, sowie in Notfällen Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO zum Schutz lebenswichtiger Interessen.

Rechtsgrundlage. Bestehen zwischen Ihnen und uns vertragliche Beziehungen, etwa als Eigentümerin, Eigentümer, Mieterin oder Mieter einer von uns verwalteten Immobilie, verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung dieses Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen übrigen Fällen stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, telefonisch durchgehend erreichbar zu sein, Anliegen vollständig aufzunehmen und sie ohne Wartezeit an die zuständige Stelle zu bringen. Wir haben Ihre Interessen dagegen abgewogen: Die Verarbeitung beschränkt sich auf das, was Sie im Gespräch von sich aus mitteilen, und es erfolgt keine dauerhafte Gesprächsaufzeichnung.

Empfänger. Für den Betrieb der KI-Telefonassistenz setzen wir die HeyVera GmbH, Dresdener Straße 113b, 10179 Berlin, als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO ein. HeyVera bindet weitere Auftragsverarbeiter ein, insbesondere für Hosting (Google), Datenbank (Supabase), Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe, Sprachmodelle (OpenAI, ab 11. November 2026 zusätzlich Microsoft Azure) und E-Mail-Versand (Lettermint). Die vollständige Liste dieser Unternehmen mit Sitz, Verarbeitungsort und Garantien für Übermittlungen in Drittländer finden Sie in Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag unter https://www.heyvera.de/avv. Soweit dabei Daten in das Vereinigte Königreich oder in die Schweiz übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. In der Liste ist zu jedem Unternehmen angegeben, welcher der beiden Wege gilt und wo der zugehörige Vertrag abrufbar ist. Eine Kopie können Sie unter anfrage@ruess.immo oder postalisch unter Ruess Immobilien GmbH, Wallgutstraße 7, 78462 Konstanz anfordern.

Speicherdauer. Wir speichern das Gesprächsprotokoll so lange, wie es zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Regelfall löschen wir das Gesprächsprotokoll zwölf Monate nach Abschluss Ihres Anliegens. Auf Ihren Antrag löschen wir Ihre Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Ihre Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, können Sie ihr nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wenden Sie sich dazu an Ruess Immobilien GmbH, Wallgutstraße 7, 78462 Konstanz, anfrage@ruess.immo, oder an unseren Datenschutzbeauftragten unter hi@breeev.io. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

10. Immobilienanfragen und Immobilienportale

Unsere Immobilienangebote veröffentlichen wir auch auf Immobilienportalen, etwa Immowelt, ImmoScout24 oder Kleinanzeigen. Welche Portale wir nutzen, kann sich je nach Angebot ändern. Stellen Sie über ein Portal eine Anfrage zu einem unserer Angebote, übermittelt uns der Portalbetreiber Ihre Angaben, insbesondere Name, Kontaktdaten und Ihre Nachricht. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls Besichtigungen zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Für die Verarbeitung auf dem Portal selbst ist der jeweilige Portalbetreiber verantwortlich; es gilt dessen Datenschutzerklärung.

11. Google Maps

Auf einigen Seiten binden wir Karten des Dienstes Google Maps ein, damit Sie uns leicht finden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf einer Seite mit eingebetteter Karte stellt Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Google her; dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse und Informationen über die aufgerufene Seite an Google übermittelt, auch in die USA. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer ansprechenden Darstellung unseres Standorts. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

12. Links zu sozialen Netzwerken

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Auftritte bei Facebook, Instagram und Immowelt. Es handelt sich um einfache Links; beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übermittelt. Erst wenn Sie einen Link anklicken, gelangen Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters, für die dessen Datenschutzbestimmungen gelten.

13. Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach Handels- und Steuerrecht (in der Regel sechs bzw. zehn Jahre), bleiben unberührt.

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an anfrage@ruess.immo, an unsere Postanschrift oder an unseren Datenschutzbeauftragten (hi@breeev.io).

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

16. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand: 11. November 2026. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienste oder die Rechtslage ändern.